ある社長から、営業会議のためにどんな資料を作ればいいでしょうかと質問を受けました。
ある程度の規模になると、色々な会議資料を作成する会社があります。
しかし、その資料を作ることが目的になってしまう会社が少なくありません。
資料は、何が分かれば次の手を考えることができるか判断できるものであればなんでも良いです。
今回は社長に営業の状況やプロセスをヒアリングしながら、ではその項目は入れましょうという形で作成しました。
情報収集はその活用が不可欠です。
情報を収集・共有し、得た情報をもとにして判断を下し、その判断を現場に落とし込むことが重要です。
資料作成や収集ばかりに躍起になって、肝心の判断、落とし込みがおろそかになっては意味がありません。
それはただ情報が目の前を通過しているだけ。
逆に資料を作る時間がもったいない。
ある会社では数十ページの月次幹部会資料を作成していましたが、話し合いは業績がどうなっているかに終始していました。
それだけの議論であれば、試算表の推移だけで事足りる話です。
その資料を作るために毎月総務のメンバーが遅くまで残業しているのは何のためでしょうか。コピー代も馬鹿になりません。
加えて、資料の数が多くなればなるほど意識が分散されます。
理想は1枚である程度全体の動向と、自分たちが考える重要な指標が分かることです。
細かいデータは、必要な時にすぐに取り出せるようにしておけばいい。
まずは全体の状況をつかむこと。
そして、自分たちの打っている手が効果を上げているのか確認できることです。
状況把握に使う時間はなるべく早めにして（紙で見ればわかることをわざわざ説明しない！）、次の手をどう打つかに時間を使いましょう。